Working Capital Management: Reichweitenanalyse von Lagerbeständen

In Lägern von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (RHB) wie auch in solchen für Fertigprodukte ist fast immer sehr viel Kapital gebunden. Jedes Unternehmen sollte aber öfters mal prüfen, inwiefern nicht zuviel Geld dort herumliegt anstatt lieber in der Kasse sprich auf dem Konto zu liegen. Zu diesem Zweck gibt eine sog. Reichweitenanalyse der Lagerbestände einen guten Überblick und dient gleichzeitig als Basis für eine Entscheidung über kapitalfreisetzende Maßnahmen. Allgemein werden Bestände gerne – weil schnell und leicht zu ermitteln – generell am Umsatz gemessen. Allerdings sollten RHB anders als Bestände an Fertigprodukten gemessen werden. Im ersten Fall handelt es sich um Material für die Produktion und die Materialbestände sollten dann auch am (künftigen) Bedarf der Produktion gemessen werden. Im zweiten handelt es sich um verkaufsfertige Einheiten, für welche der (erwartete) Umsatz eine brauchbare Basis für eine vernünftige Reichweitenermittlung darstellt.

Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe – RHB

Die Materialbestände von heute – Beispiel €2.500.000 insgesamt – am künftigen, d.h. geplanten Bedarf bzw. Materialverbrauch der Produktion zu messen ist vom Grundgedanken her korrekt. Allerdings: legt man die gesamten Materialbestände zugrunde oder nur ein Teil davon? Wenn der geplante Materialbedarf für das ganze Jahr etwa €15.000.000 beträgt, dann würde der angeführte Lagerbestand ca. 2500/15000*52 = 8,7 Wochen reichen. Mit Blick auf die durchschnittlichen Zulieferzeiten und die notwendigen Sicherheitsbestände kann dies ein durchaus passabler Wert sein. Wie behandele ich jedoch zum Beispiel die sog. „Ladenhüter“, die schon viele Monate oder gar Jahre auf Lager liegen und sich lange nicht mehr bewegt hat? Nehmen wir an, dass diese Ladenhüter nur etwa 20% des Gesamtbestandes ausmachen dann sähe die Rechnung schon anders aus : 2500/12000*52 = 10,8 Wochen. Im Vergleich zum ersten Fall wären das über 2 Wochen, respektive 2500/8,7*2,1 = über €600.000 mehr Kapitalbindung. Nicht nur, dass diese Summe „zuviel“ in den Regalen liegt und uns auf dem Konto für die Bezahlung von Rechnungen oder Investitionen nichts nutzt. Es werden dafür auch Kapitalkosten – je nach Berechnungsweise und besonderen Umständen meistens zwischen 5% p.a. und 8% p.a. – fällig, im Beispiel also etwa zwischen €30.000 und €48.000. Ladenhüter sollten also in einer Reichweitenanalyse getrennt von den anderen Beständen berücksichtigt und behandelt werden.  Solche (Über)Bestände kann man entweder verkaufen – falls noch möglich – und wenn auch zu einem recht niedrigen Preis, damit wenigstens noch ein bisschen Geld in die Kasse kommt. Falls das nicht erfolgreich wäre, ist es wahrscheinlich besser, das alte Zeug, das keiner mehr haben will, einfach wegzuwerfen. Das ist zwar bitter vom Geld her gesehen, aber immer noch besser als ggf. für mehr Geld neue Läger mit Betriebseinrichtung anzumieten. Letztlich sollten also im Lager nur die Materialien liegen, die regelmäßig für die Leistungserstellung gebraucht werden. Falls sich darunter sog. „Langsamdreher“ befinden, die zum Beispiel vergleichsweise selten, wie etwa für die Herstellung von Ersatzteilen gebraucht werden, dann wird das Bild dadurch i.d.R. nicht verzerrt und bleibt für das Kosten- und Liquiditätscontrolling wie auch für die Disposition des Einkaufs und der Vorfertigung hinreichend aussagekräftig.

Fertigprodukte

Hier kann  der Umsatz als Bezugsbasis dienen, wobei jedoch ebenfalls die Ladenhüter das Bild verzerren, sofern man sie mit einbezieht. Da die Fertigproduktbestände die teuersten sind, denn sie beinhalten schon die volle Wertschöpfung aus der gesamten Herstellungskette, ist eine besonders sorgfältige Planung notwendig. Idealerweise gehen verkaufsfertige Einheiten am besten sofort, innerhalb von Tagen oder wenigen (1-2) Wochen „über die Rampe oder über den Tresen“ an den Kunden. Allerdings muss man auch für unvorhergesehene Kundenwünsche einen gewissen Bestand halten, sonst kann man kein Geschäft machen. Darüber hinaus müssen besonders technologie- und maschinenorientierte Betriebe vertragsgemäß für eine bestimmte Anzahl an Monaten oder Jahren Ersatzteile vorhalten, auch nachdem das entsprechende Produkt schon ausgelaufen ist. Die Produktvarianten, die „gut gehen“ sollten fokussiert und mit Blick auf den gewünschten Auslieferungstermin zeitnah durch die Fertigung gesteuert werden.

Fazit

Die Fertigbestände bieten also oft, wie auch die RHB, eine ziemlich komplexe Struktur, welche ständig analysiert und „gemanaged“ sein will. Ein regelmäßiges Bestandscontrolling – etwa jeden Monat einmal – und eine zeitnahe Umsetzung seiner Erkenntnisse(Aktionsplan!) lassen oder spülen Geld in die Kasse und verbessern gleichzeitig das Ergebnis vor Steuern durch die Einsparung von Kapitalkosten. Falls für diese gewinnbringenden jedoch teils zeitintensiven Aufgaben keine Expertise oder zu wenig Zeit/Kapazität im Hause verfügbar ist, lohnt es sich, die Unterstützung durch geeignete externe Experten zu suchen. Deren Honorar für Working Capital Management Aufgaben kann u.a. auch erfolgsorientiert vereinbart werden und sollte somit weniger als Ausgabe, sondern viel mehr als Investition in zusätzliche Liquidität und besseren Geschäftserfolg gesehen werden.